docuvita

Das Informations- und Dokumentenmanagementsystem

Webzugriff • Workflow • Mailarchiv • Schnittstellen • Revisionssicherheit

docuvita ermöglicht Ihnen, ganz einfach Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen zentral abzulegen.
Es stehen sehr viele, nützliche Funktionen zur Optimierung Ihrer Teamarbeit zur Verfügung.

docuvita bietet, neben z.B. dem gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente und der individuellen Gestaltung
Ihrer Arbeitsabläufe, eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung.

Welche Vorteile bietet die DIGITALISIERUNG durch ein Dokumentenmanagementsystem?

• Belege direkt und automatisch aus Ihrer SelectLine
  • Kunden-Lieferanten und Interessentenakten werden automatisch
    nach vordefinierter Ordnerstruktur angelegt
• E-Mail-Ein- und Ausgang aus Outlook
• Gescannte Belege automatisch ablegen
• Versionierung der Belege
• Revisionssichere Archivierung

Unser zusätzliches Highlight (optional): Ziehen Sie z.B. Eingangsrechnungen, die Sie per PDF erhalten, einfach per Drag & Drop in Ihre SelectLine und es erfolgt eine automatische Archivierung mit den relevanten Daten.

Welche Möglichkeiten bietet das Dokumentenmanagementsystem docuvita ?

Welche Pluspunkte bietet docuvita außerdem?

• Die Zugriffs-, Bearbeitungs- und Leserechte sind individuell nach Gruppen und Ordnern zu gestalten
• gesetzliche Vorgaben werden eingehalten
• wachsende Datenströme
• Kostenersparnis
• Standardisierung der Ablage, kein Suchen, wer was wo abgelegt hat
• Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
• gezielte Vernichtung unwichtiger Daten

Wie kann ich mir den Ablauf vorstellen?

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme. Der Begriff orientiert sich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Wie kann ich mir einen Workflow vorstellen?

Die Verkettung einzelner Aufgaben bildet einen Workflow.

Ein Beispiel: Eingangsrechnungen werden zunächst vom Projektleiter geprüft und freigegeben, anschließend ist erst die Freigabe der Geschäftsleitung erforderlich, bevor die Buchhaltung die Zahlung vornimmt.

Ein Workflow kann automatisch oder manuell gestartet werden und die verschiedensten Aufgaben enthalten.

Diese können sich z.B. auf Akten, Ordner oder Dokumente beziehen und eine Rückmeldung, Kenntnisnahme, Erledigung, Entscheidung oder auch Weitergabe erwarten.

Die hier vielfältigen Möglichkeiten sind individuell zu gestalten.