Wachstumsfelder E-Commerce: Effiziente Prozesse und Erfolg mit einem ERP-System

Der Handel bewegt sich zunehmend in die digitale Welt. Die E-Commerce-Branche boomt seit Jahren. Niedrige Eintrittsbarrieren sind Fluch und Segen zugleich. Es ist nicht einfach, mit der Konkurrenz mitzuhalten und den Kunden ein einzigartiges Einkaufserlebnis zu bieten. Damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist, braucht es effiziente Prozesse. Ein ERP-System kann helfen, alle Geschäftsprozesse über Abteilungen und Funktionen hinweg über eine zentrale Anwendung zu verwalten. Es sorgt für Transparenz und einheitliches Verhalten in E-Commerce-Unternehmen. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was ein ERP-System ist, wie es Unternehmen unterstützt und welche Vor- und Nachteile es hat.

Was versteht man unter einer ERP-Software?

Effizienz und Transparenz sind die Schlüssel zum Erfolg im E-Commerce. Eine Mehrzweck-Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) kann genau das leisten. ERP beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle verfügbaren Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. ERP-Software ermöglicht es Unternehmen, alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. Dazu werden alle Prozesse digital abgebildet und in einer zentralen Datenbank gesammelt. So lassen sich Prozesse stark vereinfachen und abteilungsübergreifend aufsetzen.

Ein ERP-System muss bestimmte Eigenschaften aufweisen, um ein E-Commerce-Geschäft optimal zu unterstützen. Die erste Aufgabe eines Online-Shops besteht darin, das Produkt so schnell wie möglich an den Kunden zu liefern. Kunden ziehen es vor, Informationen über ihren Status in Echtzeit zu sehen. Dazu wäre es praktisch, wenn Online-Transaktionen auf Daten aus dem Warenwirtschaftssystem zugreifen könnten. Das System hat Zugriff auf den Bestand und kann Aufträge sofort zur Kommissionierung übertragen. Darüber hinaus können Rechnungen erstellt und Verkäufe sofort gebucht werden.

Ein weiteres nützliches Merkmal eines E-Commerce-Geschäfts ist das Customer-Relationship-Management. Jeder Dienstleister sollte einen exzellenten Kundenservice anstreben, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein CRM-System kann dabei helfen. Dort werden alle Daten des Kunden gespeichert, auch seine bisherigen Einkäufe. Durch die direkte Anbindung sehen die Mitarbeiter, wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt, können sofort die beste Beratung geben und bei Bedarf ein zusätzliches Angebot machen.

Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können auch direkt in ERP-Systeme integriert werden. Das System zentralisiert alle Unternehmensdaten. Beispielsweise werden erstellte Rechnungen automatisch dem entsprechenden Archivordner zugeordnet und dort gespeichert.

Lohnt sich ERP-Systeme im E-Commerce für mich?

Das kann man nicht pauschal beantworten. ERP kann viele Prozesse vereinfachen, insbesondere bei Online-Transaktionen. Wer online verkaufen möchte, nutzt in der Regel einen eigenen Online-Shop. Auftragseingänge, Bestände und Rechnungen werden in der Regel zunächst manuell in Excel-Tabellen eingetragen. Aber was wäre, wenn der Laden erfolgreicher würde? Nehmen wir an, wir sind Eigentümer eines Online-Shops. Wir übertragen laufend aktuelle Daten und tragen diese in das Formular ein. Viele Bestellungen werden innerhalb eines Tages bearbeitet. Wir können kaum den Überblick behalten, da jede Bestellung separat mit dem Lager abgeglichen werden muss. Es braucht Zeit. Ein Produkt kann bald „ausverkauft“ sein, aber die Kunden werden es trotzdem bestellen. Das führt zu langen Wartezeiten und unzufriedenen Kunden. Wie dieses Beispiel zeigt, kann ein starker Zuwachs an Auftragseingängen und Kunden eine echte Herausforderung darstellen. Verschiedene manuelle Systeme und Listen reichen nicht mehr aus. Die Folgen sind Verzögerungen bei der Datenpflege, Intransparenz und ein allgemeines Unverständnis für das Geschäft. Fehler schlichen sich ein und es war zu spät, auf Verstöße und Marktveränderungen zu reagieren.

Mit einem ERP-System sehen diese Schritte anders aus. Das ERP-System ruft alle notwendigen Kundendaten ab und speichert sie in einer großen Datenbank. Gleichzeitig wird automatisch geprüft, ob das Produkt auf Lager ist. Nach der Genehmigung wird das Produkt ohne Zeit- und Arbeitsaufwand tatsächlich zurückgehalten und die Informationen werden an die für den Versand verantwortlichen Personen gesendet. Ein Packzettel und ein Versandetikett werden ebenfalls gedruckt. Alles geschieht in Echtzeit ohne menschliches Eingreifen. Gleichzeitig werden Lagerbestände im System reduziert und die Produktion kann damit erinnert werden, mehr Ware zu produzieren. Gerade wenn Sie ein Omni- oder Multichannel-Händler sind und somit Produkte über verschiedene Kanäle verkaufen, steigt die Komplexität dieser Prozesse, was ein ERP-System oft unabdingbar macht.

Ob ein E-Commerce-Unternehmen letztendlich ein ERP-System einsetzen sollte, hängt von vielen Faktoren ab. Zum Beispiel die Komplexität der Integrationsaufgabe oder der finanzielle Umfang des Projekts.

Wann ist der Einsatz eines E-Commerce-ERP-Systems sinnvoll?

Sortiment und Frontend-Gestaltung allein machen einen Onlineshop noch nicht nachhaltig erfolgreich. Mindestens genauso wichtig sind die Bereiche, die Kunden nicht sehen. Ohne ein starkes Backend kostet es Zeit und Geld. So früh wie möglich mit dem ERP-System zu arbeiten, lautet die Devise. Indem Sie von Anfang an auf ein ERP-System setzen, können Sie Ihren Shop von Anfang an skalierbar aufstellen und sparen sich die Arbeit zukünftiger Umstellungen. ERP wirkt sich auf Daten und die Zeit aus, die Sie mit dem Importieren und Exportieren von Daten, manuellen Routinen und der Fehlerbehebung verbringen. Das Zusammenspiel dieser Prozesse bestimmt, wie schnell und pünktlich Kunden ihre Bestellungen erhalten, wie zielgerichtete Marketingaktionen geplant werden und wie gut die Vernetzung verschiedener Vertriebskanäle funktioniert. Die Entwicklung eines Online-Shops ohne ERP-System kann einige Probleme verursachen, die neue Herausforderungen schaffen.

Ein wichtiger Meilenstein ist das Wachstum von Bestellgeschäften und Vertriebskanälen. Das ERP-System ist optimiert, um Großaufträge sicher und schnell abzuwickeln. Automatisierte Prozesse für Kundenaufträge ermöglichen eine effizientere Abwicklung, wodurch Waren schneller beim Kunden ankommen. Bestellungen werden automatisch importiert, mit dem Inventar abgeglichen und synchronisiert. So können Sie nicht nur Ihren Online-Shop anbinden, sondern auch Einzelhandelsgeschäfte und Online-Marktplätze. Der automatische Datenimport und -verwaltung spart viel Zeit und bietet einen Überblick über alle Transaktionen in Echtzeit.

Bei steigendem Bekanntheitsgrad des Online-Shops werden mehr Bestellungen aufgegeben und somit steigt der Bedarf an einem erweiterten Sortiment. Das Produktmanagement kann mit einem ERP-System vereinfacht werden. Beispielsweise lassen sich Preisanpassungen mit ERP einfach automatisieren. Alle Stammdaten werden in einem System gepflegt und für alle Vertriebskanäle synchronisiert.

Manuelle Lagerung führt oft zu Fehlern. Sie steigen, wenn die Geschäfte wachsen und der Bestand steigt. Fehlbestände und Lieferfehler können den finanziellen Erfolg eines Unternehmens gefährden. ERP-Systeme verschaffen einen Echtzeit-Überblick über die Bestände und koordinieren Warenein- und -ausgänge. Welche Artikel sind auf Lager und welche nicht? Mit ERP finden Sie immer die Antwort. Darüber hinaus kann die Arbeit im Lager mit Barcode-Leser automatisiert oder Eilaufträge von Zielkunden bearbeitet werden. Automatisierte Prozesse verkürzen Lieferzeiten und reduzieren Lieferfehler. Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen.

Es kann schwierig sein, Ihr Unternehmen in Echtzeit zu sehen, wenn das Chaos der manuellen Verwaltung überhand nimmt. ERP-Software verfügt über visuelle Dashboards und integrierte Berichte, die ein hohes Maß an Transparenz im Transaktionsprozess bieten. Möglichkeiten zur Analyse auf Produkt-, Auftrags- oder Kundenebene steigern das Geschäft. Mit ERP können Sie Risiken verstehen, Chancen erkennen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.

Zudem werden diverse eigenständige Insellösungen durch den Einsatz von ERP-Systemen abgelöst. Insellösungen haben verschiedene Nachteile. Vor allem, wenn der Shop auf verschiedenen Kanälen erscheint. ERP-Lösungen können verschiedene Shopsysteme und Online-Marktplätze parallel verwalten. Auch die Arbeit der Mitarbeiter wird erleichtert. ERP-Lösungen werden zum Schlüssel für Unternehmen. Das ERP-System denkt mit, synchronisiert alle Vertriebskanäle, automatisiert das Sendungsmanagement und verbindet alle Geschäftsbereiche. Neben dem umfassenden Überblick haben Sie mehr Zeit für Unternehmenswachstum, zündende Ideen und neue Geschäftsfelder.

Vor- und Nachteile von ERP-Systemen im E-Commerce

Ein ERP-System kann als Herzstück eines E-Commerce-Unternehmens betrachtet werden. Langfristig verbessert es die Unternehmensleistung, sorgt für mehr Transparenz und schnelleres Wachstum. Ebenso können Entscheidungen des ERP-Systems Risiken mit sich bringen. Wir haben alle Vor- und Nachteile des Einsatzes von ERP-Software für den E-Commerce aufbereitet.

Wie integriert man ein ERP-System in einen Online-Shop?

Es gibt verschiedene ERP-Systeme, Cloud-Lösungen und On-Premise-Lösungen. Wenn Sie sich für die Verwendung der Software entscheiden, ist es wichtig, dass Anpassungen und Dienste verfügbar sind und dass sie hohe Sicherheitsstandards aufweist. Zur Entscheidungsfindung wird eine Soll-Ist-Analyse empfohlen. Welche Optimierungen sind wichtig? Wie soll sich Ihr Unternehmen in Zukunft entwickeln? Welche Ressourcen sollten für die Integration bereitgestellt werden? Es ist wichtig, die Anforderungen zu verstehen, die das System erfüllen muss. Dazu eignet sich die Erstellung des Lastenheftes. Nur durch eine sorgfältige Auseinandersetzung mit der Ist- und Soll-Situation des Unternehmens lassen sich das Problem identifizieren und die Ziele der ERP-Einführung bestimmen. Unabhängig davon wird die zukünftige Zusammenarbeit zwischen ERP und Online-Shops nahtlos sein. ERP erfasst Bestellungen, Kundendaten und alle anderen Bestellinformationen aus Online-Shops. Auf der anderen Seite erhalten Shops Informationen über Produkte, Preise oder Tracking-Informationen.

Fazit

Wenn Sie in den E-Commerce einsteigen möchten, sollten Sie Ihren Shop mit einer ERP-Lösung verbinden. Im Online-Handel haben Sie alle Hände voll zu tun, Bestellungen gehen ein, Sie bereiten den Versand und die Rücksendung vor. ERP-Systeme können helfen. Sie sparen Zeit, Kosten und Aufwand. Sie vereinfachen viele Arbeitsschritte, die sonst manuell erledigt werden müssten, und ermöglichen Unternehmen eine hochgradig vernetzte Betrachtung. Die Automatisierung aller Geschäftsprozesse im E-Commerce ist die Grundlage für eine schnellere Abwicklung von Prozessen, die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die Stärkung des Wettbewerbs unter Nutzung wirtschaftlicher Ressourcen.

Die SelectLine in Verbidung mit dem SyShop bietet Ihnen ein Shopsystem mit direkter ERP-Anbindung.
Hier finden Sie weitere Informationen zum SyShop. Bei Fragen können Sie uns auch anrufen, wir beraten Sie gerne!