SelectLine DMS - Kinderleicht Dokumente archivieren

*Voraussetzung zur Nutzung dieses Zusatzmoduls ist mindestens die Version 21.1 der SelectLine Warenwirtschaft

Kinderleicht Dokumente digitalisieren mit SelectLine DMS

Was ist ein DMS?

DMS ist die Kurzform von Dokumentenmanagementsystem. Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, Papierdokumente zu digitalisieren. Die Dokumente werden vom DMS zentral in einer Datenbank abgelegt und gesetzeskonform dokumentiert, von wo aus sie anschließend einfach von Ihren Mitarbeitern verwaltet werden können.

Was ist SelectLine DMS?

Das SelectLine DMS ist eine auf docuvita basierende und auf das zentrale, digitale Verwalten von Dokumenten aus der SelectLine zugeschnittene Dokumentenmanagement-Lösung.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Mithilfe des SelectLine DMS müssen Dokumente nicht mehr aufwendig von Schreibtisch zu Schreibstisch gereicht werden. Jeder Mitarbeiter kann ganz einfach von seinem Arbeitsplatz aus auf das Archiv zugreifen. Versehentliches Löschen und Überschreiben ist aufgrund von einer Versionierung, welche das Wiederherstellen von Dokumenten mit nur wenigen Klicks ermöglicht, kein Problem mehr. Durch Zugriffsrechte können Dokumente nur von Mitarbeitern mit Berechtigung angesehen werden und ewiges Durchsuchen von Ordnern nach einem bestimmten Dokument gehören dank einer Volltextsuche der Vergangenheit an.

Funktionsumfang

Dokumente übersichtlich und zentral verwalten

Das DMS dient als eine zentrale Sammelstelle für sämtliche archivierten Dokumente

Das automatische Anlegen von Kunden-, Lieferanten- und Interessenakten

Funktionen zur Wiedervorlage, Informationen zu und Freigabe von Dokumenten

Volltextsuche im OCR-Verfahren und weitere Suchfunktionen

Archivierung von E-Mails aus Outlook

Mobiler Zugriff über Webbrowser

Minimaler Einrichtungsaufwand

Ein vorkonfiguriertes DMS

Eine vorkonfigurierte Schnittstelle

Benutzer, inklusive ihrer Authentifizierung, werden automatisch aus der SelectLine übernommen

Gesetzeskonformes Arbeiten

Festlegen von Zugriffsrechten für sensible Ordner und Dokumente

Versionierung bei Änderungen an den Dokumenten

eine zweistufige Löschfunktion welche durch Zugriffsrechte sperrbar ist

Benutzeroberfläche

1. Titelleiste

Über die Titelleiste können Sie im DMS zwischen den unterschiedlichen Funktionen navigieren.

2. Menü

Das Menü ist in mehrere Bereiche unterteilt in denen Sie Funktionen wie das Löschen, Neuanlegen von Objekten, das Scannen und Exportieren von Dokumenten, sowie das Ein- und Aushängen von Akten und das Umschalten der Ansicht finden.

3. Baumansicht

Hier können Sie die Akten der Arbeitsmappe, sowie die Ordnerstruktur verwalten.

4. Listenansicht

Die Listenansicht zeigt Ihnen alle Objekte basierend auf Ihrer Auswahl in der Baumansicht an.

5. Objektdetails

Über die Objektdetails sehen Sie eine Vorschau des Objekts, sowie dessen Eigenschaften und Versionen.

Startseite

Nach dem Öffnen des SelectLine DMS befinden Sie sich auf der Startseite. Hier sehen Sie die von Ihnen zuletzt angesehenen, sowie die von Ihnen und anderen zuletzt bearbeiteten Objekte und Dokumente.