SelectLine RMA

SelectLine RMA unterstützt Ihr Unternehmen dabei, den Überblick über Warenrücksendungen von Kunden und an Lieferanten zu behalten.

Was ist RMA?

RMA steht für im Englischen für Return Merchandise/Material Authorization. Beim Rücksenden von Ware wird jeder Retoure eine RMA-Nummer zugewiesen und damit einem RMA-Vorgang eindeutig zugeordnet. Über den RMA-Vorgang werden Warenrücknahmeprozesse wie z.B. Garantiefälle, Reparaturen und Rückerstattungen abgewickelt.

Warum RMA?

SelectLine RMA ermöglicht es Ihnen, Ihre Retouren noch einfacher, übersichtlicher und transparenter zu gestalten. Dadurch sparen Sie Zeit, unterstützen Ihre Mitarbeiter und steigern Ihre Kundenzufriedenheit.

Welche Möglichkeiten bietet SelectLine RMA?

RMA fügt sich nahtlos in die Belegkette der SelectLine ein und steht sowohl auf Kunden- als auch Lieferantenseite zur Verfügung. Einen Vorgang können Sie wahlweise manuell mit Positionen füllen, oder sie aus anderen Belegen, z.B. Rechnungen, importieren. Sie können RMA-Position Ihren Kunden, Lieferanten und Belegpositionen direkt zuordnen. So behalten Sie die Übersicht über die Zusammenhänge zwischen Ihren Belegen.

SelectLine RMA bietet einen vorgefertigten Ablauf, den Sie sofort nutzen können. Sollten die Vorgaben nicht reichen, um Ihre Geschäftsabläufe abzubilden, kann das Modul individuell an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst werden.

Darüber hinaus können Sie mit SelectLine RMA Ihre Warenrücknahmen gezielt auswerten und dadurch praktische Informationen über Ihre Artikel lernen. Filtern Sie Ihre Auswertung nach z.B. Status, Rücksendegrund und Mangel oder klassisch nach Artikel, Kunde oder Lieferant.

Ein Beispiel

Ein Kunde sendet defekte Ware innerhalb der Garantiezeit zurück. Wir finden anhand der Rechnungsnummer des Kunden den ursprünglichen Beleg und übergeben dessen Position in einen RMA-Vorgang.

Die SelectLine bietet nun automatisch aktuell offene RMA-Vorgänge zu unserem Kunden an, dem wir diese Positionen zuordnen können. Alternativ können wir natürlich auch direkt einen neuen RMA-Vorgang eröffnen.

Anschließend können wir auswählen, welche Rechnungspositionen wir in den RMA-Vorgang übernehmen wollen. Hier können wir bereits diverse Eigenschaften des Vorgangs angeben. In diesem Fall soll der Artikel zur Reparatur an den Hersteller gesendet werden.

Als nächstes sollen unserem Kunden die RMA-Unterlagen für die Rücksendung übermittelt werden. Dafür öffnen wir unseren RMA Vorgang und führen eine Kontaktaktion aus. Der Aktion „RMA-Unterlagen versenden“ ist eine Druckvorlage zugeordnet, daher öffnet sich beim Druck auf den Knopf „Kontakt anlegen“ ganz automatisch das Druckfenster und die Kontaktaktion wird dokumentiert.

Der Kunde hat uns dazu eine E-Mail geschrieben und Bilder des defekten Artikels angehängt. Die Dateien können wir nun mit dem RMA-Vorgang verknüpfen, indem wir sie im Journal oder dem Archiv hinterlegen. Falls Sie das Dokumentenmanagement docuvita und unser Modul zur Archivierung per Drag-and-Drop nutzen, werden die Dokumente aus dem Archiv automatisch in Ihr docuvita DMS importiert.

Der Kunde sendet nun die Ware zurück. Wir lagern sie zunächst ein, um den Eingang zu dokumentieren und prüfen den Garantieanspruch. Da Garantieanspruch besteht, senden wir dem Kunden direkt Ersatz. Den defekten Artikel senden wir zurück an den Hersteller. Dazu könnten wir einen neuen Lieferanten-RMA-Vorgang eröffnen, in diesem Fall reicht uns aber eine einfache Rücksendung aus.

Die nötigen Belege können direkt aus unserem Kunden-RMA angelegt werden. In diesem Fall werden die Standardbelegarten Manuelle Lagerung, Lieferschein und Wareneingang genutzt. Alternativ können in der SelectLine auch ein individuelle Belegtypen für Ihre Warenrücksendung definiert werden.